Un „asistent personal” pentru sănătatea Spitalului

În spitalele moderne, tehnologia este strâns legată de infrastructură și de abilitățile personalului medical. De la digitalizarea informației la cele mai moderne echipamente de tratament, fie că vorbim de sălile de operație și de saloanele de terapie intensivă, fie că ne referim la echipamentele din cabinetele de consult. Toate acestea sunt folosite în interacțiunea zilnică cu pacientul.

În „culise”, însă, se află un lanț important de instalații electrice, sisteme de ventilație, software, senzori și multe alte componente, observat mai rar, care necesită îngrijire proprie pentru a asigura disponibilitatea neîntreruptă a aparaturii pentru cadrele medicale. La fel cum corpul uman are propriul sistem circulator care pompează sânge în tot organismul, așa și spitalele au propriile rețele interne care se asigură că totul funcționează în parametri.

În multe spitale, această muncă se baza pe registre, tabele Excel sau pur și simplu pe memoria oamenilor din echipa tehnică. Totuși, oricât de dedicați ar fi tehnicienii, greșelile sunt omenești, iar complexitatea sistemelor face munca imposibil de realizat fără sprijin tehnologizat. Riscul întreruperii funcționării lor este major. Orice întârziere în repararea sau mentenanța unui echipament poate însemna tratamente amânate și pacienți ce trebuie să aștepte.

Pentru noul Spital și pentru întreg Spitalul Marie Curie, am implementat o soluție software modernă care să prevină scenariul unei probleme tehnice și totodată să asigure longevitatea aparaturii din Spital. Am apelat la ajutorul unui asistent virtual, o aplicație de gestionare a mentenanței, care are grijă ca toate sistemele Spitalului să fie mereu în stare perfectă de funcționare.

Pe scurt, o aplicație de management al mentenanței care să simplifice și să eficientizeze munca echipei tehnice și care să asigure buna funcționare a tuturor echipamentelor, 24/7.

Cum funcționează aplicația?

Aplicația permite echipei tehnice:
• să își înregistreze disponibilitatea și datele de contact direct din aplicație, astfel încât, în caz de urgență, să poată fi ușor contactată;
• să înregistreze toate echipamentele din Spital, cu date despre locația din saloane, garanție, istoricul intervențiilor și durata de viață a componentelor consumabile (de exemplu, filtre pentru instalația de filtrare a aerului). În acest fel, se poate ști în orice moment care este statusul fiecărui echipament și când are nevoie de servicii de mentenanță;
• să programeze mentenanța de rutină și să primească remindere în avans pentru a nu exista întârzieri (de exemplu, schimbarea unor piese sau verificarea anumitor aparate la intervale fixe);
• să primească alerte automate înainte ca un echipament să ajungă la termenul de revizie (prin opțiunea de a conecta aparatura medicală la sistemul aplicației și de a notifica direct responsabilii pentru mentenanță);
• să deschidă rapid solicitări de reparație direct de pe telefon, scanând un cod QR specific fiecărui aparat;
• să comunice în timp real între membrii echipei și cu furnizorii externi;
• să țină evidența inventarului pentru piese de schimb și să primească alerte când trebuie refăcut stocul;
• să genereze documente aferente reparațiilor și să le păstreze într-o manieră organizată în aplicație;
• să genereze rapoarte în orice moment, care încorporează progresul unei sarcini, costurile, piesele folosite și timpul alocat intervenției.
Totodată, aplicația oferă posibilitatea ca personalul medical să înregistreze orice defecțiune din Spital cu precizie, pentru a asigura reparația în cel mai scurt timp posibil. Nu mai este nevoie să mergi din om în om până îl găsești pe cel care se ocupă propriu-zis de respectiva avarie.

Beneficii pentru echipa tehnică:
• Eficientizarea timpului
• Reducerea riscurilor de erori umane 
• Organizarea eficientă a stocurilor
• Gestionarea eficientă a taskurilor 
• Simplificarea organizării serviciilor de mentenanță
• Reducerea riscurilor de avarie sau de incapacitate de folosire a anumitor echipamente

Dar echipa tehnică nu este singurul beneficiar, ci și personalul medical, pentru care aparatele sunt disponibile și funcționale când e nevoie de ele și riscul amânării unei intervenții din motive tehnice scade. În final, această metodă de organizare este utilizată în beneficiul pacienților, care primesc tratamente la timp și au mai multă siguranță și confort în timpul spitalizării.

Etapele implementării 
Aplicația este implementată în două etape distincte:

Etapa 1: mentenanță preventivă
Aplicația este utilizată de către echipa tehnică (2-3 membri), exclusiv pentru a gestiona acțiunile de mentenanță ale sistemelor din spital.

Etapa 2: mentenanța corectivă 
Aplicația este utilizată atât de personalul tehnic, cât și de personalul medical pentru a raporta orice neregulă la echipamentele folosite. Inventarierea tuturor echipamentelor se face folosind coduri QR și o bază de date integrată cu toate informațiile privind echipamentul respectiv.

În primă fază, până la adăugarea tuturor codurilor QR, aplicația va funcționa strict în mentenanță preventivă.

Spitalul este un organism viu, așa că are și el nevoie de întreținere. Chiar dacă aplicația de gestionare a mentenanței nu se vede în pozele din Spital și nici chiar atunci când te afli în Spital, este cu siguranță unul dintre acele detalii care îl mențin sănătos și funcțional pe termen lung.

Autor: Sophie Butu

Credit foto: Banu Ștefan, Cătălin Georgescu, Silvia Bobariu